Problèmes de rapidité, trous de mémoire, idées désordonnées… La prise de notes peut vite s'avérer périlleuse lorsqu'elle n'est pas optimisée. Les conseils d'une spécialiste pour aborder cet exercice avec sérénité.
En de maintes circonstances - conférences, réunions ou entretiens - arriver à noter tout ce qui se dit d'important s'avère souvent une tâche ardue. Si la pratique de la Sténo et de l'écriture automatique se fait rare dans les entreprises, il est toutefois possible de progresser dans cet exercice. Patricia Richard-Postal, responsable de formation chez Tech-Action et auteur d'un manuel de "techniques pour prendre des notes vite et bien" (éditions d'organisation, octobre 2005) fait le point sur la méthodologie à adopter.
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Bien se préparer
Premier conseil, bien connaître le sujet des débats. Comprendre rapidement les propos de son interlocuteur permettra de les retranscrire de façon fluide. Au contraire, rappelle Patricia Richard-Postal, si la prise de notes se fait sans comprendre, la relecture pourra être très laborieuse. Consulter l'ordre du jour avant une réunion et se procurer au préalable les documents et annexes est indispensable.
Déterminer préalablement l'objectif de la prise de notes - par exemple reporter les décisions qui auront été prises ou bien collecter des informations nouvelles - s'avère également nécessaire. Cela vous permettra de définir un canevas. Pour ce faire, l'outil le plus classique est le tableau en trois colonnes : une pour les mots clés et la seconde pour les contenus développés. Enfin, une troisième pour inscrire des commentaires éventuels, des contacts, des imprévus ainsi que pour la relecture.
Exemple de schéma en trois colonnes : lancement d'un pastis en petit format
(source : "Techniques pour prendre des notes vite et bien", P. Richard-Postal)
Dans le cadre de réunions régulières dont on fait un compte-rendu, on peut utiliser une matrice préétablie, par exemple en trois colonnes : problèmes évoqués / décisions prises / qui fait quoi ?
Si on souhaite prendre des notes mais également intervenir, l'auteur suggère d'ajouter une quatrième colonne au tableau pour y noter au préalable les sujets que l'on compte aborder. Pendant la réunion, il suffira de reporter dans vos notes, à l'aide d'un système de flèche, vos interventions. Et vous n'aurez plus qu'à noter les réactions ou commentaires suscités.
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S'appuyer sur un glossaire d'abréviations
Pour Patricia Richard-Postal, le glossaire doit être employé avec modération. Et, à moins d'être un professionnel de l'écriture automatique, il est inutile de potasser un dictionnaire complet des abréviations. On peut se contenter dans un premier temps de revoir les abréviations les plus courantes telles que ° pour les terminaisons en 'ion' ou celles des termes scientifiques.
L'usage d'un glossaire lié à sa profession est toutefois recommandé par l'auteur. Il existe des systèmes d'abréviations propres à un secteur, lexique médical ou juridique par exemple. Dans son entreprise, on peut ainsi élaborer un glossaire commun pour son département, qui mêle à la fois des abréviations standards et d'autres, plus spécifiques au métier.
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Séquencer la prise de notes
La prise de notes doit se faire en quatre temps : écouter, comprendre, synthétiser et noter. Cette séquence se répète chaque fois qu'une idée forte est identifiée dans le discours, tandis que notre mémoire doit fonctionner à la manière de la mémoire tampon de nos ordinateurs, pour stocker l'information à court terme.
Quatre temps : écouter, comprendre, synthétiser et noter."
Patricia Richard-Postal
Ce rythme binaire - attention puis écriture - a l'avantage de stimuler notre concentration. Patricia Richard-Postal nous rappelle en effet qu'écrire aide à ne pas se disperser pendant le discours de nos interlocuteurs et à ne pas perdre le fil. Mais notre capacité de mémorisation est aussi très sollicitée. Un peu d'entraînement pourrait ne pas être superflu, tant la mémoire, comme un muscle, peut fatiguer très vite. L'auteur suggère de s'exercer devant le journal de 20h : écouter, sans prendre de notes, chaque reportage, puis essayer de retranscrire tout ce qui a été retenu dans la foulée… avant de passer au suivant.
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Faciliter la relecture
Dans certains cas de figure, lorsque par exemple, on assiste à une conférence dont on ignore à l'avance le sujet précis, on peut avoir pris des notes de façon informelle. Idée par idée, en les espaçant convenablement. Pour faciliter la relecture, Patricia Richard-Postal propose d'utiliser un système d'arborescence, au centre duquel on placera l'idée-force, celle qui d'emblée nous est apparue comme transversale à toutes les autres. On y attache ensuite les autres idées importantes, sous forme de branches, en spécifiant le lien. Ce système permettra, au moment de rédiger le compte rendu, de définir facilement un angle ainsi que de hiérarchiser les différentes informations relevées.
Exemple de schéma en arborescence : inauguration d'un nouveau bâtiment (source : "Techniques pour prendre des notes vite et bien", P. Richard-Postal
D'une manière générale, mettre en exergue, pendant la prise de notes, les formulations structurantes comme "d'une part / d'autre part", "dans un premier temps", facilite la relecture et la compréhension du plan suivi par l'orateur.
Comme il n'est pas rare, chez un orateur, d'entendre la même idée répétée plusieurs fois sous des formulations différentes, un travail de tri et d'élimination des redondances peut s'avérer utile.
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Développer sa propre "recette"
Il ne faut pas perdre de vue que l'écriture a une dimension à la fois personnelle et créative. Patricia Richard-Postal souligne qu'il serait illusoire de chercher à s'approprier un corpus de techniques adaptable à tous et en toutes circonstances. C'est à chacun de nous de créer son propre système d'écriture en piochant dans les glossaires et techniques existants, en adaptant ses tableaux de notes aux différentes situations professionnelles et en inventant tout ce qui est nécessaires.
Avoir ses propres codes est aussi un bon moyen d'assurer la confidentialité de ses notes.
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