Technique de prise de notes

Technique de prise de notes

Savoir prendre des notes fait gagner du temps!

En effet, au moment où elles sont prises, elles nous permettent de rester concentrés sur les propos exposés et ensuite elles pourront être relues rapidement. Prendre des notes rapidement permet donc et en réalité d’apprendre plus vite...

Attention, prendre des notes, c’est pour soi et pour personne d’autre ! En conséquence au-delà des règles ou exemples d’abréviations que nous vous proposerons, rien ne vous empêche d’en inventer.

La prise de note est utile si vous suivez une formation, mais aussi dans un cadre professionnel et notamment lors de réunions. Les notes ne doivent pas obligatoirement faire l’objet d’une réécriture mais pourront être relues à tout moment afin de se remémorer les informations transmises. Même si vous pouvez faire appel à votre imagination, il est impératif :

* d’être rigoureux, pour pouvoir se relire
* d'être attentif et concentré pour capter l’essentiel
* d'être capable d’assimilation, de synthèse et de clarté pour Noter

Attention, Noter ce n’est pas retranscrire textuellement ce qui est dit mais bien pouvoir comprendre et savoir rédiger. Cette rédaction est une transcription à l’aide d’abréviations, de raccourcis syntaxiques, de mise en forme, de symboles et procédés substitutifs…qui vous permettront d’aller plus vite et suivre la cadence, souvent rapide, de la parole de l’intervenant.

La prise de note se divise en 4 temps : écouter, comprendre, synthétiser et noter. Pour arriver à cela, il y a des règles à respecter avant même d’utiliser des abréviations.

Au commencement n’oubliez pas de noter en haut de page la date, le thème suivi du plan du cours ou ordre du jour de la réunion pour référence et mémoire.

Les règles à respecter :

Ne pas recopier mot à mot ce que vous entendez. Vous ne ferez pas travailler votre mémoire et vous vous retrouverez dans une position d’exécutant, sans analyse et compréhension, car vous n’en aurez pas le temps. Vous perdrez donc obligatoirement le fil à un moment donné.

Travaillez toujours sur le même type de document et choisissez celui qui vous convient le mieux. Préférez toutefois des feuilles volantes que vous pourrez reclasser plus facilement dans vos dossiers ou classeurs. Plutôt de format A 4 de façon à ne pas les perdre ou les coincer entre 2 dossiers. Si possible prenez des feuilles quadrillées de façon à pouvoir écrire de manière propre et régulière. D’ailleurs, n’hésitez pas à sauter des lignes entre les idées, les paragraphes…et à aller à la ligne très souvent. Enfin, les feuilles quadrillées peuvent avoir une marge qu’il vous faut respecter pour éventuellement l’utiliser et ajouter des annotations ou des signes distinctifs en cours de prise de note ou au moment de la relecture.

Utilisez uniquement les rectos. Cela vous permettra d’intercaler des documents si on vous en remet, d’avoir une vision rapide de l’ensemble et de reclasser ensuite l’information éventuellement dans des dossiers différents. D’ailleurs démarrez une nouvelle feuille à chaque nouvelle thématique, titre de chapitre…. Pensez à numéroter vos pages pour vous repérer facilement ensuite et ceci toujours au même endroit si possible en haut à droite.

Ecrivez proprement et lisiblement. La rigueur est essentielle si vous souhaitez réutiliser vos écrits. Travaillez avec une seule couleur, changer de stylo vous fera perdre du temps. Toutefois prévoyez plusieurs stylos afin de ne pas être confronté à une panne ! Préférez les signes, les dessins, les schémas….En formation on a l’habitude de dire d’un dessin vaut 1000 mots. Donc n’hésitez pas ! Si un tableau vous est présenté et qu’il est commenté, vous aurez le temps de le recopier.

Ecrivez en abrégé. Evidemment, utilisez toujours les mêmes abréviations pour les maitriser parfaitement et gagner en vitesse. Toutefois, dans les grandes règles il faut :

* utiliser des mots assez courts si possible, écrire la première et la dernière lettre d’un mot ou d’une lettre significative à la place de la dernière lettre.

Exemple : vs pour vous, ns pour nous, pq pour pourquoi, qd pour quand …

* Pour des mots plus longs, on ajoute entre les deux, une ou deux lettres importantes du milieu du mot.

Exemple : dvpt pour développement.

* Pour des mots plus compliqués ou peu courants les écrire en entier et ne pas prendre de risque. En revanche si vous ne connaissez pas l’orthographe, ne bloquez pas et écrivez en phonétique.

Pensez à revoir vos notes très vite et si possible le jour même. Cela vous permettra de compléter avec des éléments que vous auriez en mémoire et à ce stade éventuellement utiliser des couleurs différentes pour souligner, voire surligner pour mettre en valeur l’essentiel. Retrouvez les mots que vous n’avez pas su écrire et les écrire cette fois correctement.

Mémorisez et reformulez. L’essentiel de la technique est avant tout dans sa capacité à écouter, ensuite à résumer et à noter dans un style télégraphique en faisant disparaître les détails non indispensables à la compréhension comme les adjectifs descriptifs par exemple.

La technique de prise de note, pour être maitrisée demande de l’entrainement et de la pratique. Faites le régulièrement en regardant une émission, un journal télévisé… Une fois maitrisé avec les règles de base existantes, vous pourrez plus facilement imaginer de nouvelles abréviations.

Retrouvez prochainement la suite de notre article avec : les principales abréviations utiles à la prise de note

Posted By Youcef07:05

0

Continue Reading

Cinq conseils pour une prise de notes efficace

Cinq conseils pour une prise de notes efficace

Problèmes de rapidité, trous de mémoire, idées désordonnées… La prise de notes peut vite s'avérer périlleuse lorsqu'elle n'est pas optimisée. Les conseils d'une spécialiste pour aborder cet exercice avec sérénité.


En de maintes circonstances - conférences, réunions ou entretiens - arriver à noter tout ce qui se dit d'important s'avère souvent une tâche ardue. Si la pratique de la Sténo et de l'écriture automatique se fait rare dans les entreprises, il est toutefois possible de progresser dans cet exercice. Patricia Richard-Postal, responsable de formation chez Tech-Action et auteur d'un manuel de "techniques pour prendre des notes vite et bien" (éditions d'organisation, octobre 2005) fait le point sur la méthodologie à adopter.
1
Bien se préparer
Premier conseil, bien connaître le sujet des débats. Comprendre rapidement les propos de son interlocuteur permettra de les retranscrire de façon fluide. Au contraire, rappelle Patricia Richard-Postal, si la prise de notes se fait sans comprendre, la relecture pourra être très laborieuse. Consulter l'ordre du jour avant une réunion et se procurer au préalable les documents et annexes est indispensable.

Déterminer préalablement l'objectif de la prise de notes - par exemple reporter les décisions qui auront été prises ou bien collecter des informations nouvelles - s'avère également nécessaire. Cela vous permettra de définir un canevas. Pour ce faire, l'outil le plus classique est le tableau en trois colonnes : une pour les mots clés et la seconde pour les contenus développés. Enfin, une troisième pour inscrire des commentaires éventuels, des contacts, des imprévus ainsi que pour la relecture.

Exemple de schéma en trois colonnes : lancement d'un pastis en petit format
(source : "Techniques pour prendre des notes vite et bien", P. Richard-Postal)
Dans le cadre de réunions régulières dont on fait un compte-rendu, on peut utiliser une matrice préétablie, par exemple en trois colonnes : problèmes évoqués / décisions prises / qui fait quoi ?

Si on souhaite prendre des notes mais également intervenir, l'auteur suggère d'ajouter une quatrième colonne au tableau pour y noter au préalable les sujets que l'on compte aborder. Pendant la réunion, il suffira de reporter dans vos notes, à l'aide d'un système de flèche, vos interventions. Et vous n'aurez plus qu'à noter les réactions ou commentaires suscités.

2
S'appuyer sur un glossaire d'abréviations
Pour Patricia Richard-Postal, le glossaire doit être employé avec modération. Et, à moins d'être un professionnel de l'écriture automatique, il est inutile de potasser un dictionnaire complet des abréviations. On peut se contenter dans un premier temps de revoir les abréviations les plus courantes telles que ° pour les terminaisons en 'ion' ou celles des termes scientifiques.

L'usage d'un glossaire lié à sa profession est toutefois recommandé par l'auteur. Il existe des systèmes d'abréviations propres à un secteur, lexique médical ou juridique par exemple. Dans son entreprise, on peut ainsi élaborer un glossaire commun pour son département, qui mêle à la fois des abréviations standards et d'autres, plus spécifiques au métier.

3
Séquencer la prise de notes
La prise de notes doit se faire en quatre temps : écouter, comprendre, synthétiser et noter. Cette séquence se répète chaque fois qu'une idée forte est identifiée dans le discours, tandis que notre mémoire doit fonctionner à la manière de la mémoire tampon de nos ordinateurs, pour stocker l'information à court terme.

Quatre temps : écouter, comprendre, synthétiser et noter."
Patricia Richard-Postal
Ce rythme binaire - attention puis écriture - a l'avantage de stimuler notre concentration. Patricia Richard-Postal nous rappelle en effet qu'écrire aide à ne pas se disperser pendant le discours de nos interlocuteurs et à ne pas perdre le fil. Mais notre capacité de mémorisation est aussi très sollicitée. Un peu d'entraînement pourrait ne pas être superflu, tant la mémoire, comme un muscle, peut fatiguer très vite. L'auteur suggère de s'exercer devant le journal de 20h : écouter, sans prendre de notes, chaque reportage, puis essayer de retranscrire tout ce qui a été retenu dans la foulée… avant de passer au suivant.

4
Faciliter la relecture
Dans certains cas de figure, lorsque par exemple, on assiste à une conférence dont on ignore à l'avance le sujet précis, on peut avoir pris des notes de façon informelle. Idée par idée, en les espaçant convenablement. Pour faciliter la relecture, Patricia Richard-Postal propose d'utiliser un système d'arborescence, au centre duquel on placera l'idée-force, celle qui d'emblée nous est apparue comme transversale à toutes les autres. On y attache ensuite les autres idées importantes, sous forme de branches, en spécifiant le lien. Ce système permettra, au moment de rédiger le compte rendu, de définir facilement un angle ainsi que de hiérarchiser les différentes informations relevées.
Exemple de schéma en arborescence : inauguration d'un nouveau bâtiment (source : "Techniques pour prendre des notes vite et bien", P. Richard-Postal

D'une manière générale, mettre en exergue, pendant la prise de notes, les formulations structurantes comme "d'une part / d'autre part", "dans un premier temps", facilite la relecture et la compréhension du plan suivi par l'orateur.

Comme il n'est pas rare, chez un orateur, d'entendre la même idée répétée plusieurs fois sous des formulations différentes, un travail de tri et d'élimination des redondances peut s'avérer utile.

5
Développer sa propre "recette"
Il ne faut pas perdre de vue que l'écriture a une dimension à la fois personnelle et créative. Patricia Richard-Postal souligne qu'il serait illusoire de chercher à s'approprier un corpus de techniques adaptable à tous et en toutes circonstances. C'est à chacun de nous de créer son propre système d'écriture en piochant dans les glossaires et techniques existants, en adaptant ses tableaux de notes aux différentes situations professionnelles et en inventant tout ce qui est nécessaires.

Avoir ses propres codes est aussi un bon moyen d'assurer la confidentialité de ses notes.

Posted By Youcef07:04

0

Continue Reading

Comment convaincre en moins de 2 minutes?

Aujourd’hui, trois éléments priment sur le CV (curriculum vitæ): l’objectif, les résultats, et les compétences humaines. Le CV met en avant les compétences clés du candidat, illustrées par des réalisations concrètes. Où placer ces nouveaux éléments et comment les articuler avec les données «traditionnelles»?
En bref, que doit contenir un CV?
L'objectif

Il doit être clair et précis. Tenant sur une à trois lignes, il révèle à l’entreprise ce que vous recherchez et ce que vous avez à lui apporter. Votre objectif est en quelque sorte le résumé de votre lettre de motivation.
Tip: dans le cas d’une réponse à annonce, l’objectif n’est pas justifié. Vous pouvez alors introduire votre CV (curriculum vitæ) par un profil.
Les résultats

Une expérience professionnelle décrite en deux ou trois points gagne en impact si elle est traduite en termes de résultats présentés de manière quantifiable: données chiffrées, projets menés à terme, impact de votre travail sur l’entreprise, etc. Vos réalisations peuvent également concerner des activités extra-professionnelles, associatives ou sportives.
Tip: la démarche démontre non seulement votre capacité d’analyse et de synthèse, mais elle vous permettra aussi de vous préparer à l’entretien au cours duquel on vous demandera de vous exprimer sur telle ou telle expérience professionnelle, d’exposer ce que vous en avez retiré, ce qu’elle vous a apporté, et de décrire vos principales responsabilités.
Les soft skills

Les soft skills ou compétences «douces» représentent le complément nécessaire qui informera les recruteurs sur votre potentiel humain au sein de l’entreprise. Elles pèsent lourd dans le jugement d’un recruteur qui doit mesurer l’adéquation de votre personnalité avec un type de job, une dynamique de travail ou encore une culture d’entreprise. Preuve en est la place accordée aux compétences non techniques qui sont réclamées dans toutes les offres d’emploi.
Longtemps introduites par quelques mots clés figurant en haut de votre CV (curriculum vitæ), vos compétences humaines gagnent en pertinence, au même titre que vos réalisations, si vous les présentez en regard de vos activités professionnelles ou extra-professionnelles. Elles représentent même une issue valorisante à des missions temporaires, des activités associatives ou des passions sportives. L’essentiel étant que, pour mener à bien ces activités, vous ayez déployé des compétences humaines qui vous sont propres, et en cela transférables à d’autres situations.

Venons-en aux données traditionnelles devant figurer sur votre CV.
Les données personnelles

Pour un CV envoyé en Suisse, n’oubliez pas de mentionner votre état civil et votre nationalité ou votre permis de travail. De même, ne mentionnez que votre date de naissance ou votre âge, et non les deux en parallèle. Pour les hommes, vous pouvez indiquer à cet endroit l’état de vos obligations militaires accomplies.
Tip: inutile d’attirer l’œil du lecteur par une mise en page qui met l’accent sur vos prénom et nom: ce n’est pas la raison pour laquelle on va vous engager!
La formation

Pour un CV junior, elle précède l’expérience professionnelle. Après 2 ou 3 ans, on inversera l’ordre. Vous partez de vos études les plus récentes et vous remontez dans le temps, jusqu’à la maturité au maximum, à moins que vous n’ayez grandi au paravant à l’étranger (cet ordre s’applique à toute les rubriques de votre CV). Pensez à mettre en avant tous les éléments qui pourraient particulariser votre cursus académique: échange académique, projet de recherche de fin d’études, lauréat d’un concours universitaire, participation active à un symposium, etc.
Tip: préférez le terme «formation» à celui d’«études». Plus généralement, soyez attentif à employer un langage qui appartient au monde professionnel et non académique, car vous devrez vous présenter à votre futur employeur en tant que professionnel junior, et non jeune diplômé.
L’expérience professionnelle

Pour un CV junior, l’ordre des éléments est le suivant: nom de la société (en précisant son secteur d’activité si cette dernière est peu connue), votre fonction et, en deux ou trois points, le descriptif concret de vos responsabilités. Ce descriptif, aussi précis que possible, permet de rendre vos expériences professionnelles plus palpables, plus réelles et donc plus crédibles. Aussi, évitez les généralités telles que: gestion de budgets, organisation de manifestations, études de marché, recherche de fonds, etc. Soyez concret et quantitatif dans vos descriptifs.

Sans remanier votre CV (curriculum vitæ) de fond en comble pour chaque dossier de candidature, ayez à l’esprit que vous pouvez le cibler sur une société en faisant un tri dans les infor­mations fournies. Une tâche ou une responsabilité assumée peut être significative pour un poste précis, et moins pour un autre.
Tip: pour un CV junior, le nom de l’entreprise est à mentionner en premier lieu, servant de référence. Cet ordre permet également d’éviter de commencer un descriptif de poste par: stagiaire, auxiliaire, assistant, etc. Pensez également à regrouper vos stages/jobs d’étudiants s’ils sont nombreux: stages de vente, hôtesse d’accueil, etc.
Langues

Commencez par mentionner votre langue maternelle et terminez par celle que vous maîtrisez le moins. Parallèlement à une appréciation traditionnelle du type: lu (très bien), parlé (bon), écrit (intermédiaire), basez-vous sur le Standard européen des langues élaboré par le Conseil de l’Europe, dont la qualité essentielle est l’objectivité. Notez qu’un diplôme obtenu remplace une autoévaluation basée sur le Standard européen. N’oubliez pas de mentionner l’année de l’obtention du diplôme et les résultats s’ils sont bons! De même, vous indiquerez tout séjour linguistique, celui-ci attestant de votre niveau de langue.
Tip: si votre certificat date et que votre niveau de langue a progressé depuis son obtention, préférez ne pas le mentionner et référez-vous au standard européen pour auto évaluer votre niveau actuel.
Compétences informatiques

En plus des outils bureautiques courants et d’Internet, vous maîtrisez d’autres logiciels, des langages de program­mation ou des outils de développement: mentionnez-­les s’ils constituent un atout pour votre métier.
Activités extraprofessionnelles

C’est la note personnelle de votre CV (curriculum vitæ), alors, évitez les banalités! Vos activités doivent être pratiquées régulièrement, vos centres d’intérêts revêtir une place importante dans votre quotidien et traduire certains aspects de votre personnalité (sports, activités artistiques ou culturelles, associatives, etc.). Une activité qui vous demande un investissement en temps considérable peut être développée à l’identique des expériences professionnelles: nom du club/association, votre poste, vos responsabilités en deux ou trois points et les résultats accomplis ou les compétences démontrées.
La mise en page

Votre CV (curriculum vitæ) doit être construit logiquement, les informations clairement hiérarchisées. Utilisez des verbes d’actions, et évitez le «jargon» propre à certains secteurs. De même, la mise en page de votre CV doit vous correspondre, vous révéler, tout en restant adaptée au type de poste con­voité. Inutile d’être trop extravagant si la créativité n’est pas un prérequis majeur pour le poste. Les couleurs sont de même à utiliser avec parcimonie, et préférez le bleu ou le vert à un fuchsia ou un rouge pétant.
Tip: le CV se rédige dans un style télégraphique: ce n’est pas un roman autobiographique! Passez à la ligne à chaque nouvelle information et évitez les coupures des noms propres.
Et pour conclure!

Essayez de faire tenir votre CV (curriculum vitæ) sur une page. Passez à deux si vos stages et jobs sont trop nombreux, la lecture en sera facilitée. La photo couleurs en tenue classique n’a rien d’obligatoire, mais sachez qu’elle permet au recruteur de mieux se rappeler de vous au moment de la sélection finale. Enfin, évitez d’écrire CV en haut de la page, c’est un pléonasme. Et gare aux fautes d’orthographe!

Posted By Youcef06:01

0

Continue Reading